ระบบใบเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงาน

STAFF EXPENSES CLAIM · ศูนย์ควบคุมการบินสุราษฎร์ธานี (ศร.บภ 1) · ฉบับปรับปรุง สิงหาคม 2569

ระบบนี้ช่วยสร้างใบเบิกค่าใช้จ่ายเดินทางตามแบบฟอร์มมาตรฐาน บวท. โดยกรอกข้อมูลจากหนังสืออนุมัติเดินทางเพียงครั้งเดียว ทุกคนที่ร่วมเดินทางมาสร้างใบเบิกของตัวเองต่อได้ แล้วกดออกเป็น PDF พร้อมผนวกต้นเรื่องแนบให้อัตโนมัติ

1. เข้าสู่ระบบ

เข้าระบบด้วยบัญชีของตัวเอง — ไม่ต้องสมัคร ระบบสร้างให้ทุกคนแล้ว:

ลืมชื่อผู้ใช้ของตัวเอง? ดูได้ที่เมนู "พนักงาน" (คอลัมน์ "ชื่อผู้ใช้") หรือถามผู้ดูแลระบบ · ผู้ดูแลระบบเข้าด้วยชื่อผู้ใช้ admin + รหัสผ่านกลาง

2. แนวคิดหลัก: 1 ต้นเรื่องอนุมัติ = 1 ทริป

หนังสือขออนุมัติเดินทาง 1 ฉบับ (ซึ่งอาจมีผู้เดินทางหลายคน) = ทริป 1 รายการในระบบ ข้อมูลกลางของทริป (เลขอนุมัติ, ลงวันที่, เรื่อง, ภารกิจ, ช่วงวันที่) กรอกครั้งเดียว จากนั้นแต่ละคนเพิ่มใบเบิกของตัวเองในทริปนั้น ระบบดึงข้อมูลส่วนตัว (ชื่อ รหัสพนักงาน ตำแหน่ง บัญชีธนาคาร) มาให้อัตโนมัติ

3. สร้างทริป + อัปโหลดหนังสือขออนุมัติ

1. หน้า "รายการเดินทาง" → กด + สร้างทริปใหม่
2. ขั้นที่ 1 — กด 📎 เลือกไฟล์หนังสือขออนุมัติเพื่ออัปโหลด (PDF/JPG/PNG เลือกได้หลายไฟล์พร้อมกัน ระบบอัปโหลดทันทีไม่ต้องกดบันทึก)
3. ไฟล์แรกของทริป ระบบจะอ่าน อนุมัติที่ / ลงวันที่ / เรื่อง / ช่วงวันที่ จาก PDF มาแสดงในกล่อง "ข้อมูลที่อ่านได้" — ตรวจ/แก้ค่าได้ แล้วกด ใส่ลงฟอร์ม (เฉพาะช่องที่ยังว่าง) หรือ ใส่ลงฟอร์ม (ทับค่าเดิม)
   ไฟล์ที่อัปเพิ่มภายหลัง ระบบจะไม่อ่านเอง — กดปุ่ม "อ่านข้อมูล" หลังชื่อไฟล์ที่ต้องการ
4. ขั้นที่ 2 — ตรวจข้อมูลในฟอร์มให้ครบ แล้วกด บันทึกข้อมูลทริป
5. จัดลำดับไฟล์แนบด้วยปุ่ม ▲▼ ได้ — PDF ใบเบิกจะผนวกต้นเรื่องตามลำดับนี้

4. ทำใบเบิกของแต่ละคน

1. ในหน้าทริป ส่วน "ใบเบิกของแต่ละคนในทริปนี้" → เลือกชื่อผู้เดินทาง → (ถ้าในทริปมีใบเบิกของคนอื่นอยู่แล้ว) เลือก "ลอกรายการค่าใช้จ่ายจาก" ว่าจะยกรายการของใครมาเป็นตัวตั้ง → กด ทำใบเบิกของคนนี้ — ระบบลอกรายการค่าใช้จ่าย เวลาออก/กลับ หมายเหตุ และวิธีรับเงินมาให้ (ไม่ลอกเลขใบยืม ADV) แล้วค่อยแก้เฉพาะส่วนต่าง
2. กรอกวันที่-เวลาเดินทางจริงของคุณ (กล่องเหลือง) — รวมวันเดินทางก่อน/หลังปฏิบัติงาน อาจต่างจากช่วงวันที่ตามคำสั่ง ถ้าเว้นว่างระบบใช้วันที่ตามคำสั่งแทน · รูปแบบเวลา เช่น 10.30, 1030, 18:40 ได้ทั้งหมด
3. กรอกรายการค่าใช้จ่าย (ดูข้อ 6–8) แล้วระบบบันทึกร่างให้อัตโนมัติทุกครั้งที่หยุดพิมพ์ ~2.5 วินาที (มุมล่างขึ้น "บันทึกแล้ว เวลา…") กลับมาทำต่อวันหลังได้ ใครมาทำต่อแทนก็ได้
4. ใส่เลขที่ใบยืม ADV + จำนวนเงินยืม (ถ้ามี — ระบบหักออกจากยอดเบิกให้), เลือกวิธีรับเงิน, วันที่ลงชื่อ แล้วตั้งสถานะเป็น "เสร็จแล้ว" เมื่อเรียบร้อย

5. ทำซ้ำทริปที่เดินทางประจำ

งานที่เดินทางซ้ำ ๆ (สถานที่เดิม เวลาเดิม รายการเบิกเดิม) ไม่ต้องกรอกใหม่ทั้งหมด — ใช้ทริปเก่าเป็นแม่แบบได้เลย โดยกดปุ่ม ⧉ ทำซ้ำ ท้ายแถวในหน้า "รายการเดินทาง" (หรือปุ่ม "⧉ ทำซ้ำทริปนี้" ในหน้าทริป) แล้วเปลี่ยนแค่ เลขคำสั่งเดินทาง · ลงวันที่ · ช่วงวันที่

เลือกได้ว่าจะทำใบเบิกให้ใคร — ในตาราง "ใบเบิกในทริปใหม่" แต่ละแถวคือใบเบิก 1 ใบ เปลี่ยนชื่อผู้เบิกได้ (เช่น ทริปเดิมเป็นของ DS จะเปลี่ยนเป็น AS ก็ได้) กด + เพิ่มผู้เบิก เพื่อเพิ่มคนอื่นอีกกี่คนก็ได้ หรือกด × เอาแถวที่ไม่ต้องการออก · 1 คนมีได้ 1 ใบต่อทริป · ทุกใบลอกรายการค่าใช้จ่ายจากใบแรกของทริปเดิมเหมือนกันหมด แล้วค่อยไปแก้รายคนทีหลัง

ระบบปรับให้อัตโนมัติ: วันเดินทางของแต่ละคนเลื่อนตามช่วงใหม่โดยรักษาส่วนต่างเดิมไว้ (เคยออกก่อนวันเริ่มงาน 1 วัน ก็ยังออกก่อน 1 วัน) แล้วคำนวณจำนวนวันเบี้ยเลี้ยงและคืนค้างแรมใหม่ตามระยะเวลาจริง · รายการที่กรอกยอดเองไว้ (เช่น ค่าน้ำมันเหมาจ่าย) จะคงยอดเดิมไว้ ไม่ถูกคำนวณทับ

ปักหมุดทริปที่ใช้บ่อย — กดรูปดาว ☆ หน้าแถวในหน้า "รายการเดินทาง" เพื่อปักหมุดทริปที่ต้องทำซ้ำเป็นประจำ (เช่น หมุนเวียนปฏิบัติงาน ณ หอ.สม.) ทริปที่ปักหมุดจะเป็น ⭐ พื้นเหลืองอ่อนและลอยอยู่บนสุดเสมอ หยิบมาทำซ้ำได้เร็วโดยไม่ต้องเลื่อนหา · กดดาวซ้ำเพื่อเอาออก

6. เครื่องช่วยคำนวณเบี้ยเลี้ยง / คืนค้างแรม

เมื่อกรอกวันที่-เวลาออกเดินทางและกลับถึงครบ ระบบคำนวณให้ทันทีตามระเบียบ:

พร้อมจำนวนคืนค้างแรม (นับจากจำนวนคืนตามปฏิทินระหว่างวันออกถึงวันกลับ) กดปุ่มเขียว ⬇ ใส่ X วัน ลงรายการเบี้ยเลี้ยง / ⬇ ใส่ X คืน ลงรายการค่าที่พัก ระบบเติมจำนวนลงแถวที่เกี่ยวข้องและคำนวณยอดให้เลย (ถ้ายังไม่มีแถวนั้นจะสร้างให้พร้อมอัตราที่เคยบันทึกไว้)

7. การหักค่าอาหาร

รายการที่ชื่อมีคำว่า "เบี้ยเลี้ยง" จะมีช่อง "หักอาหาร (มื้อ)" — ใส่แค่จำนวนมื้อที่ผู้จัดเลี้ยงอาหาร ระบบคำนวณยอดหักให้:

สูตร: ทุก ๆ 3 มื้อ = หักเท่าอัตราต่อวันของรายการนั้น เศษที่ไม่ครบ 3 มื้อ คิดมื้อละ 283.33 บาท

8. รายการค่าใช้จ่ายและรายการที่ระบบจำไว้

แต่ละแถวมีช่อง: รายการ · จำนวน · หน่วย (วัน/คืน/ครั้ง/เที่ยว/กม. หรือพิมพ์เอง) · อัตรา/หน่วย · จำนวนเงิน (= อัตรา × จำนวน คำนวณให้ แก้ตัวเลขเองได้) · หมายเหตุ (พิมพ์ต่อท้ายในวงเล็บตัวเล็กใน PDF)

• ช่อง "รายการ" เป็น dropdown เลือกจากรายการที่เคยบันทึกไว้ — เลือกแล้วหน่วยและอัตราเติมให้เอง หรือพิมพ์รายการใหม่ ระบบจะจำให้อัตโนมัติ
• จัดการรายการที่จำไว้ (แก้ชื่อ/หน่วย/อัตรา, ซ่อนรายการที่พิมพ์ผิด, ลบถาวร) ได้ที่เมนู รายการค่าใช้จ่าย — รายการที่ซ่อนจะไม่โผล่อีกแม้มีคนพิมพ์ชื่อเดิมซ้ำ
• หมายเหตุท้ายรายการ ใส่ได้หลายข้อ กล่องละ 1 ข้อ (กด "+ เพิ่มหมายเหตุ") — ใน PDF พิมพ์เป็น "หมายเหตุ : 1) … 2) …"

9. ออก PDF

• ดู PDF ใบเบิก + ต้นเรื่องแนบ — ใบเบิกตามแบบฟอร์มจริง + ไฟล์ต้นเรื่องทุกไฟล์ของทริปต่อท้ายตามลำดับ (ค่าเริ่มต้น)
• เฉพาะใบเบิก — ใบเบิกหน้าเดียว ไม่รวมไฟล์แนบ

ใน PDF ระบบจัดให้อัตโนมัติ: ฟอนต์ Sarabun วรรณยุกต์ถูกตำแหน่ง, ยอดเงินทศนิยม 2 ตำแหน่งชิดขวา, แปลงยอดสุทธิเป็นตัวอักษรไทย (BAHTTEXT), เครื่องหมาย ✔ ตามวิธีรับเงินที่เลือก, ขีดฆ่า "คืนเงินบริษัทฯ" หรือ "บริษัทฯ จ่ายเพิ่ม" ตามทิศทางของยอด

10. ทะเบียนพนักงาน

เมนู พนักงาน — แก้ข้อมูลรายคนได้ (ตำแหน่ง โทร บัญชีธนาคาร ฯลฯ) ข้อมูลนี้ถูกดึงไปใส่ใบเบิกอัตโนมัติ คนที่ย้าย/ลาออกให้กด "ปิดใช้งาน" (ยังเก็บประวัติใบเบิกเดิมไว้)

11. คำถามที่พบบ่อย

อัปโหลดไฟล์ไม่ขึ้น / หายเงียบ

ไฟล์ใหญ่เกินลิมิต (25 MB/ไฟล์) ระบบจะขึ้นแถบแดงบอกชื่อไฟล์ — ย่อไฟล์หรืออัปทีละไฟล์

ผนวกต้นเรื่อง PDF ไม่ได้

PDF บางไฟล์ (บีบอัดแบบใหม่) ผนวกอัตโนมัติไม่ได้ ระบบจะแจ้งในหน้าที่แนบ — อัปโหลดเป็นรูป JPG/PNG แทน หรือพิมพ์ต้นเรื่องแนบแยก

เปิด PDF แล้วยังเห็นแบบเก่า

ปิดแท็บ PDF เดิม รีเฟรชหน้าใบเบิก แล้วกดปุ่ม PDF ใหม่ (ลิงก์มีตัวกันแคชอยู่แล้ว)

วันเดินทางจริงต่างจากคำสั่ง กรอกอย่างไร

กรอกวันที่-เวลาที่เดินทางจริงในกล่องเหลืองของใบเบิกตัวเอง — ช่วงวันที่ตามคำสั่งยังแสดงในเนื้อความใบเบิกตามเดิม ส่วนช่องวัน/เดือน/ปีด้านซ้ายของตารางจะใช้วันเดินทางจริง

ลบใบเบิก / ลบทริป

ปุ่มแดงในหน้านั้น ๆ — ลบทริปจะลบใบเบิกทุกใบและไฟล์แนบของทริปด้วย โปรดระวัง